Responsable Administratif et Financier

🛠️ Missions

1. Gestion financière et comptable

• Superviser la comptabilité générale en lien avec l’expert-comptable

• Piloter la trésorerie (suivi, prévision, alertes)

• Mettre à jour les reportings financiers mensuels et les KPI pour la direction

• Suivre les dépenses des équipes et calculer les primes

• Préparer les clôtures comptables et les éléments nécessaires aux audits, recherches de financement ou aux levées de fonds

2. Facturation et recouvrement

• Assurer la facturation mensuelle automatique des clients (abonnements SaaS, prestations)

• Suivre les encaissements, relancer les impayés, organiser le recouvrement amiable

• Maintenir à jour les bases de données clients (HubSpot, Pennylane…)

• Mettre en place et améliorer les process de facturation et de relance

3. Gestion administrative & RH

• Gérer les contrats de travail, avenants, entrées et sorties

• Préparer les paies en coordination avec les prestataires paie (Payfit)

• Suivre les congés, absences, arrêts et documents légaux

• Être le point de contact pour les sujets RH du quotidien (questions salariales, mutuelle, titres-restaurants, etc.)

• Participer à la mise en place de politiques RH (formation, mobilité, QVT)

4. Support juridique & administratif

• Suivre les contrats fournisseurs, baux, assurances et obligations légales

• Être l’interface avec les conseils juridiques si besoin

• Gérer les démarches administratives courantes (Kbis, déclarations URSSAF, TVA, etc.)

5. Office Management

• Gérer les bureaux et les services généraux (commandes, fournitures, prestataires, sécurité, abonnements)

• Être garant(e) d’un environnement de travail fluide, organisé et agréable pour les équipes

• Organiser les moments de vie d’équipe (réunions, séminaires, événements internes)

• Centraliser les besoins internes et assurer la coordination logistique entre les bureaux

• Suivre les budgets liés à l’environnement de travail et aux dépenses courantes